Czym jest system EZD RP i dlaczego warto go znać?

Cyfryzacja administracji publicznej to nie tylko modne hasło, ale realna zmiana, która dzieje się na naszych oczach. Jednym z najważniejszych elementów tej transformacji jest EZD RP – bezpłatny system klasy EZD (czyli Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją), stworzony z myślą o polskich urzędach i instytucjach publicznych.

Co wyróżnia EZD RP? Przede wszystkim to, że jest to zaawansowany system, który powstał w partnerstwie ekspertów NASK, urzędników oraz podlaskiego urzędu wojewódzkiego. Dzięki temu nie jest to „kolejny system IT”, ale rozwiązanie odpowiadające na realne potrzeby administracji.

System został zrealizowany w ramach projektu informatycznego pn. 'EZD RP', we współpracy z wojewodą podlaskim. EZD RP wspiera elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz umożliwia tworzenie dokumentów elektronicznych w administracji publicznej.

Wprowadzenie do systemu EZD RP

System EZD RP to nowoczesne narzędzie elektronicznego zarządzania dokumentacją, które powstało w odpowiedzi na rzeczywiste potrzeby biznesowe polskiej administracji publicznej. Jego budowa i funkcje zostały opracowane przez zespół specjalistów z NASK oraz doświadczonych urzędników, co gwarantuje, że system doskonale wpisuje się w specyfikę pracy instytucji publicznych. EZD RP umożliwia zarządzanie dokumentacją i sprawami w postaci elektronicznej, odzwierciedlając wszystkie czynności wykonywane przez urzędników podczas załatwiania spraw. Dzięki temu zarówno pracownicy administracji, jak i klienci urzędów zyskują przejrzystość i kontrolę nad przebiegiem procesów administracyjnych. System EZD RP to nie tylko narzędzie, ale także wsparcie w codziennym zarządzaniu dokumentacją, które realnie usprawnia funkcjonowanie administracji publicznej.

Przejrzystość i odpowiedzialność w działaniu urzędów

Wdrożenie EZD RP to krok w stronę większej transparentności. Każda czynność urzędnika, każdy etap załatwiania sprawy zostaje odzwierciedlony w systemie. System EZD RP umożliwia dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz odzwierciedlenie wszystkich czynności wykonywanych przez urzędników.

Dzięki temu klient administracji może łatwo sprawdzić, na jakim etapie jest jego sprawa, a kierownictwo urzędu – skutecznie zarządzać pracą zespołu. System wspiera prowadzenie spraw zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej, co umożliwia kompleksowe załatwianie spraw. Automatyzacja procesów oraz funkcjonowanie poprzez udostępnienie nowoczesnych narzędzi zwiększa przejrzystość i efektywność pracy urzędów.

Co ciekawe, doświadczenie pokazuje, że tam, gdzie EZD RP działa jako podstawowy system kancelaryjny, organizacja pracy staje się bardziej uporządkowana, a urzędnicy chętniej biorą odpowiedzialność za realizowane zadania.

Mniej papieru, niższe koszty, szybsza komunikacja

EZD RP to system teleinformatyczny wspierający elektroniczne zarządzanie dokumentami i informacjami w instytucjach publicznych. Pozwala prowadzić pełną korespondencję elektroniczną – zarówno między urzędami, jak i wewnątrz instytucji.

System integruje się z ePUAP-em, a także umożliwia komunikację między pracownikami w ramach jednej jednostki. Dodatkowo, system umożliwia współdzielenie dokumentów i informacji między podmiotami publicznymi, zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej.

Efekt? ✅ mniej drukowania i przesyłania dokumentów, ✅ niższe koszty korespondencji, ✅ krótszy czas doręczania pism, ✅ realne wsparcie dla polityki zrównoważonego rozwoju.

Warto dodać, że między urzędami publicznymi w Polsce co miesiąc wymieniane są dziesiątki tysięcy dokumentów – więc potencjał oszczędności jest ogromny.

Solidne podstawy i zgodność z przepisami

EZD RP powstał w ramach projektu prowadzonego przez NASK i Wojewodę Podlaskiego. System jest wdrażany w coraz większej liczbie jednostek administracji i pełni rolę nowoczesnego narzędzia typu back office, wspierającego cyfrową obsługę spraw. Podstawą prawną wdrażania systemu jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, które określa zasady prowadzenia dokumentacji elektronicznej w administracji publicznej.

Co ważne, jego funkcjonowanie opiera się na obowiązujących przepisach – m.in. na rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. System EZD RP spełnia wymogi w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz sprawie instrukcji kancelaryjnej. To właśnie tam znajdziemy definicję systemu EZD jako teleinformatycznego narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentacją, które umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych zgodnie z instrukcjami oraz archiwizację dokumentów w archiwach zakładowych i narodowym zasobie archiwalnym. System jest zgodny z jednolitymi rzeczowymi wykazami akt oraz zakresem działania archiwów zakładowych.