EZD W ADMINISTACJI

Bezpośrednia integracja z systemem EZD

Nasza propozycja obejmuje jednolite rozwiązanie kompatybilne ze wszystkimi skanerami Ricoh z serii fi oraz SP. Dzięki temu, integracja z systemem EZD jest szybka i bezproblemowa.

Nie ma potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji firm trzecich, aby skany dokumentów trafiały bezpośrednio do elektronicznego obiegu dokumentów (EZD). Nasze rozwiązanie zapewnia pełną automatyzację i efektywność zarządzania dokumentami.

Automatyczna klasyfikacja dokumentu

System EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentami) oferuje zaawansowane rozwiązania do zarządzania różnymi typami dokumentów, w tym wnioskami, pismami, korespondencją przychodzącą oraz składami chronologicznymi. Dzięki naszemu innowacyjnemu konektorowi, proces klasyfikacji dokumentów staje się automatyczny i bezbłędny.

Konektor EZD automatycznie przypisuje dokumenty do odpowiednich kategorii i miejsc w systemie, co znacząco usprawnia zarządzanie dokumentacją i poprawia efektywność pracy w firmach i instytucjach. Oferujemy nowoczesne oprogramowanie oraz skanery dokumentów, które współpracują z naszym systemem EZD, zapewniając kompleksowe wsparcie w cyfrowym zarządzaniu dokumentami.

Zainwestuj w nowoczesne rozwiązania do zarządzania dokumentacją i zwiększ produktywność swojej firmy z systemem EZD.

Automatyczne rozdzielanie dokumentów

Konektor Skan do EZD został stworzony, aby maksymalnie zautomatyzować pracę kancelarii i usprawnić obsługę korespondencji przychodzącej. Główne zadanie konektora to wsadowe skanowanie dużych ilości dokumentów jednocześnie oraz ich automatyczne rozdzielanie i klasyfikacja.

Kluczowe funkcje konektora Skan do EZD:

• Wsadowe skanowanie dokumentów: Umożliwia jednoczesne skanowanie dużych partii dokumentów, co znacząco przyspiesza proces digitalizacji.
• Automatyczne rozdzielanie dokumentów: Konektor bezbłędnie rozpoznaje kody kreskowe jedno- i dwuwymiarowe, na ich podstawie dokonuje automatycznego rozdzielenia dokumentów.
• Klasyfikacja dokumentów: Automatyczna klasyfikacja pozwala na szybkie i precyzyjne przypisanie dokumentów do odpowiednich kategorii w systemie EZD.

Usprawnienie procesu uzupełniania metadanych

Uzupełnianie metadanych w systemach zarządzania dokumentami często bywa czasochłonnym procesem, wymagającym ręcznego przepisywania dużej ilości informacji. Nasze innowacyjne rozwiązanie dla systemu EZD automatyzuje przechwytywanie informacji z dokumentów, co znacząco przyspiesza proces rejestracji metadanych.

Kluczowe funkcje automatycznego uzupełniania metadanych:
 

• Automatyczne przechwytywanie informacji: System EZD automatycznie odczytuje i przechwytuje kluczowe dane z dokumentów, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania.
• Szybsza rejestracja metadanych: Automatyzacja procesu rejestracji sprawia, że uzupełnianie metadanych staje się znacznie szybsze i bardziej efektywne.
• Redukcja błędów: Automatyczne przechwytywanie danych minimalizuje ryzyko błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego wpisywania informacji.

Możliwość konfiguracji własnej nazwy pliku

Konektor do EZD dostosowuje się do indywidualnych potrzeb, umożliwiając wysyłanie plików do systemu z domyślnymi nazwami lub z nazwami zdefiniowanymi przez użytkownika. Na przykład, plik może być nazwany „Wniosek o dofinansowanie.pdf”, co znacząco redukuje nakład pracy po wysłaniu dokumentu do systemu EZD.

Kluczowe funkcje konektora do EZD:

• Personalizacja nazw plików: Możliwość nadawania własnych nazw plików przed ich wysłaniem do systemu EZD, co ułatwia identyfikację i zarządzanie dokumentami.
• Automatyzacja procesów: Redukcja ręcznej pracy poprzez automatyczne nadawanie nazw plikom zgodnie z ustalonymi zasadami lub preferencjami użytkownika.
• Efektywne zarządzanie dokumentami: Usprawnienie procesu archiwizacji i wyszukiwania dokumentów dzięki precyzyjnym nazwom plików.

Obsługa plików przeszukiwalnych

Dzięki wbudowanemu silnikowi OCR, nasze rozwiązanie dla systemu EZD umożliwia przetwarzanie dokumentów w sposób, który oprócz warstwy obrazu, zawiera również warstwę tekstu. Ta funkcjonalność pozwala na łatwe wyszukiwanie oraz kopiowanie tekstu z przesłanych dokumentów.

Kluczowe funkcje OCR w systemie EZD:

• Warstwa tekstu: Dokumenty przesyłane do systemu EZD zawierają zarówno warstwę obrazu, jak i tekstu, co umożliwia pełną przeszukiwalność,
• Łatwe kopiowanie tekstu: Tekst rozpoznany przez OCR można łatwo kopiować, co upraszcza pracę z dokumentami.
• Zwiększona efektywność: Wyszukiwanie tekstu w dokumentach staje się szybkie i efektywne, co przyspiesza procesy biznesowe.